仕事の質は、準備が全て！

仕事の質は準備で決まります。

僕は会計事務所に勤めています。

お客さんの会社に訪問し、会計関係のチェックやお客さんの相談にのさせてもらうのが主な業務です。

仕事に慣れてくると、あまり準備しなくてもお客さんと話したり、会計関係のチェックは出来ますが、準備をしっかりすれば、より質の高い仕事ができます。

会計事務所だけに関わらず、他の業種の仕事でも同じで、準備をキッチリすることで、抜け漏れを防ぎ、より効率的に業務を行うことができます。

事前の準備は業種によって異なりますが、お客さんと接する仕事の場合、お客さんと会って何をするかを事前に決め、調べる必要があることは事前に調べておき、何をするのかをお客さんと共有する仕組みのことです。

僕の場合、Googleドキュメントに何をするかのアジェンダを作成し、お客さんと共有します。

そのアジェンダに従い、お客さんとその業務を進めて、実行したこと等をそのGoogleドキュメントに記載していきます。

アジェンダとは目次のことで、お客さんと行うことを箇条書きにします。

これを行うことで、何をするのかを明確にすることができ、何が抜けているのかなども明確にすることができます。

お客さんと会った時に行き当たりばったりで進めると、抜けや漏れが発生し、仕事の積み残しがおこります。

仕事を積み残すと、次回に行う必要があり、それがたまれば、全てが後回しになります。

なので、その時に行うことはその場で全て済まし、積み残しを行わないためにアジェンダの作成は効果的です。

作成したアジェンダをお客さんと共有するのは、お客さんにも今日何を行うのかを明確に認識してもらうためです。

何をするのかを認識してもらうことで、話が横道にそれ、時間を消費することが少なくなります。

横道にそれることも必要なことなのですが、まずやることをやってから世間話等をするとお互いに気分よく話ができます。

作成し共有したアジェンダの下などに、お客さんと決めたことなどをその場で文章で記録していきます。

記録する理由は、何を決めたのかをお互いに明確にすることで、お客さんが行うことや自分がやることなどを明確にすることができ、お互いに仕事をスムーズに行うことができます。

決めたことの実行が遅れると、その後のことも遅れてくるので、その場でどれだけ業務を完了でき、次にやることを明確にできるかが重要です。

準備が全て！

どんな業種でも同じですが、事前に準備せずその場しのぎの仕事を行うことは、時間の消費でしかありません。

何をやるかを明確にしそれをどれだけ効率的に行えるかが、仕事の質を大きく左右します。

人によってどんな事前の準備を行うかは異なりますが、自分はこんなことをやっているなどあれば、コメント欄で共有頂ければ嬉しいです！